نموذج بيانات موظف PDF - Word

الأقسام الأساسية نموذج بيانات موظف

تُعد الأقسام الأساسية داخل نموذج بيانات الموظف قاعدة الأساس التي تُساعد على إنشاء ملف وظيفي متكامل يضمن توفر معلومات دقيقة تدعم اتخاذ القرار داخل المؤسسة، فيما يلي جدول تفصيلي لأهم الأقسام الرئيسية المشمولة في نموذج بيانات موظف الآتي:- 

اشتراطات PDPL عند جمع البيانات

يُلزم نظام حماية البيانات الشخصية (Personal Data Protection Law) والمعروف باختصار  (PDPL) المنشآت عند جمع البيانات الشخصية في المملكة العربية السعودية بالالتزام بمجموعة من الاشتراطات، وذلك لضمان حماية حقوق الأفراد وخصوصياتهم، وتنظيم جمع واستخدام وتخزين ونقل البيانات الشخصية بشكل قانوني وآمن، ومن أهم هذه الاشتراطات:- 

•  جمع البيانات وفقًا على أساس قانوني أو موافقة صريحة من الشخص المعني، و توضيح الهدف من جمع البيانات وكيفية استخدامها. 
• جمع الحد الأدنى الضروري فقط من البيانات عن الموظف التي تفي بأغراض الموارد البشرية.
• مطالعة الشخص على جميع البيانات التي تم جمعها عنه، وإخباره بمدة الاحتفاظ بها، ولا يجوز الاحتفاظ بالبيانات لفترة أطول من اللازم لتحقيق الغرض من جمعها.
•  التأكد من أن البيانات المجمعة صحيحة ومحدثة، وتحديثها دوريًا لضمان دقة العمليات التي تعتمد عليها.
•  تخزين البيانات بطريقة آمنة لمنع الوصول غير المصرح به، أو الضياع باستخدام تقنيات التشفير، والتحكم في الوصول، وإجراءات النسخ الاحتياطي، وبعد انتهاء الغرض من البيانات يجب مسح البيانات أو إخفاؤها بطريقة آمنة.
• إعلان المؤسسة عن آليات واضحة لممارسة حقوق الأشخاص في الوصول إلى بياناتهم، أو تعديلها، أو طلب مسحها. 
• توقيع اتفاقيات واضحة البنود بين الموظف والمنشأة بشأن كيفية استخدام البيانات وضمان سرية المعلومات.

ما الذي يلزم الشركة فعله لحماية بيانات الموظفين؟

• تدريب جميع الموظفين على أفضل ممارسات حماية البيانات ووعيهم بأهمية السرية، لتجنب تسريب البيانات أو مشاركتها بشكل غير آمن.
• توفير آلية سهلة للموظفين للوصول إلى بياناتهم، و توثيق كل طلبات الوصول أو التعديل لضمان الشفافية والمراجعة.
• مراجعة سياسات وإجراءات حماية البيانات بشكل دوري للتأكد من فعاليتها، و إجراء اختبارات أمنية  للكشف عن نقاط الضعف ومعالجتها قبل وقوع أي اختراق معلوماتي. 

ما هي البيانات الحساسة التي تحتاج موافقة صريحة
 

• المعلومات الصحية والطبية خاصة في حالات الإعاقات أو الأمراض المزمنة. 
• البيانات البيومترية مثل بصمة الإصبع، أو بصمة العين، أو التعرف على الوجه.
•  البيانات المالية مثل الحسابات البنكية.
• معلومات التحريات الأمنية الخاصة بالوظائف الحساسة.

ما البيانات التي لا يحق جمعها نظاماً؟

•  البيانات التي تنتهك الحياة الخاصة للفرد.
•  البيانات الخاصة بالديانات، والمعتقدات، و الانتماءات السياسية أو الآراء الشخصية، والانتماءات الحزبية، أو المواقف الفكرية.
• المعلومات المالية غير مرتبطة بالراتب أو الاستقطاعات القانونية مثل الدخل من مصادر خارجية، أو الحسابات البنكية الخاصة غير تابعة لجهة العمل.

مدة الاحتفاظ بالبيانات بعد انتهاء الخدمة

وفقًا لنظام حماية البيانات الشخصية (PDPL) في السعودية، فإن مدة الاحتفاظ ببيانات الموظف بعد انتهاء الخدمة ليست محددة بشكل قاطع قانونًا ، ولكنها عادةً تتراوح هذه الفترة بين 5 إلى 10 سنوات حسب نوع السجل واللوائح الخاصة بالشركة أو القطاع، وذلك للامتثال للمتطلبات الضريبية والمالية. 

ما الفرق بين نموذج مخصص العمالة الوافدة و نموذج بيانات موظف

لا يوجد فرق ينتج عنه اختلاف بين نموذج مخصص العمالة الوافدة و نموذج بيانات موظف، حيث أن الأول هو نموذج إضافي تكميلي يُستخدم لضمان التوافق مع الأنظمة الخاصة بالعمالة الوافدة، بينما نموذج بيانات الموظف هو الأساس الذي يُطبق على كافة المؤسسات.

فيما يلي أهم الفروقات الجوهرية بين نموذج مخصص العمالة الوافدة و نموذج بيانات موظف:-

الاسئلة الشائعة 

ما الفرق بين نموذج بيانات الموظف وملف الموظف الشخصي؟

الفرق بين نموذج بيانات الموظف وملف الموظف الشخصي هو الشمولية والجزئية، حيث أن نموذج بيانات الموظف هو نقطة البداية لتسجيل الموظف، وتقديم موجز عنه يحتوي على البيانات الأساسية فقط، أما ملف الموظف الشخصي  السجل الكامل يشمل كل الجوانب الإدارية، المالية، والتاريخية.

كيف أربط بيانات الموظف بالتأمينات الاجتماعية GOSI؟

يجب على المؤسسة اتباع خطوات محددة لربط بيانات الموظف بالتأمينات الاجتماعية في المملكة العربية السعودية (GOSI) ومنها:- 

• ضرورة التسجيل في نظام التأمينات الاجتماعية كصاحب عمل، ويُمكن ذلك باستخدام رقم المنشأة الوطني.
• جمع البيانات المطلوبة للموظف، مع ضرورة التأكد من صحة هذه البيانات لأن أي خطأ قد يؤثر على حقوق الموظف التأمينية.
• تسجيل الدخول إلى حساب المنشأة في بوابة GOSI الإلكترونية، ثم اختيار تسجيل موظف جديد أو ربط بيانات موظف موجود، ومن ثم إدخال البيانات الشخصية والوظيفية للموظف، والتأكد من تحديد الراتب الأساسي والبدلات بشكل صحيح لضمان حساب الاستحقاقات. 
• يقوم النظام تلقائيًا بعد إدخال البيانات بحساب المساهمات الشهرية للمؤسسة والموظف وفق نظام التأمينات الاجتماعية.
•  تحديث أي تغييرات لاحقة مثل زيادة الراتب، أو الانتقال إلى وظيفة جديدة، أو إنهاء الخدمة مباشرة عبر بوابة GOSI.

ما هو نموذج تحديث بيانات الموظف ومتى يُستخدم؟

نموذج تحديث بيانات الموظف هي وسيلة يُمكن من خلالها تعديل أو تحديث المعلومات الشخصية أو الوظيفية الخاصة بالموظف التي تم تسجيلها مسبقًا في نظام الموارد البشرية للمنشأة. 

يُستخدم  نموذج تحديث بيانات الموظف عند تحديث البيانات الشخصية، أو بيانات الاتصال، أو معلومات وظيفية، أو مالية، ويحتوي النموذج على حقول و إدخالات مرنة للتعديل

كما يُستخدم لمواكبة متطلبات الامتثال القانونية مثل تحديث البيانات بما يتوافق مع أنظمة التأمينات الاجتماعية (GOSI)، أو ضريبة الدخل.